De administratie bestond uit geeltjes en multomappen en factureren duurde drie weken!
ARTHUR RICHARDSON (Business Unit Manager Bedrijfsafval) over ons: “De grondige aanpak, vasthoudendheid, doel- en resultaatgerichtheid in combinatie met de manier waarop op diverse lagen in onze organisatie wordt gecommuniceerd – oordelen en helpen in plaats van veroordelen en aan het lot overlaten – zijn een sleutel tot de succesvolle wijze waarop dit project wordt gerealiseerd.”
CASE: Op een gegeven moment had men meer dan drie weken nodig voor uitvoering van de maandelijkse facturatie van het bedrijfsafval. Toen wist Meerlanden dat dit niet meer langer zo kon. Ze hadden het ERP-systeem AfvalRIS in huis maar dat werd nauwelijks gebruikt omdat de informatie die er in stond niet meer juist was. De administratie van het bedrijfsafval deden ze grotendeels buiten AfvalRIS om. De verkopers verkochten alles wat ze konden verkopen en gaven de input via geeltjes en handgeschreven wijzigingen op offertes door aan de backoffice. De organisatie wist niet wat precies de afspraken waren en welke inzamelmiddelen er nu exact bij de bedrijfsafval klanten aanwezig waren. Er ontbrak structuur en kennis op alle niveau’s van sales en front office tot back office. Het doel: Grip krijgen op de administratie, vergroten van de kwaliteit van de registratie en versnellen van de facturatie.
AANPAK: De aanpak is volgens het in eigen huis ontwikkelde veranderkubus model verlopen waarbij de focus lag op processen, systemen, kennis en informatie. Wij hebben alle processen van verkoop tot en met facturatie van A tot en met Z opnieuw opgezet, beschreven en doorgevoerd. In dit traject hebben we voor het sales team de standaard diensten vastgesteld, de minimale en gewenste verkoop prijzen bepaald, offerte sjablonen opgesteld en een eenvoudige CRM tooling opgezet. We hebben een standaard inrichting van contracten in het ERP systeem AfvalRIS opgezet en de inrichting ook volledig opnieuw gerealiseerd. Daarnaast hebben we de facturatie vereenvoudigt zodat de doorlooptijd van enkele weken is terug gebracht naar enkele dagen. In dit traject hebben we ook de kwaliteit van de registratie verbeterd door een inventarisatie van de inzamelmiddelen in het veld bij de bedrijfsklanten uit te voeren. We hebben de kennis van de medewerkers vergroot door training in de AfvalRIS applicatie suite, handleidingen gemaakt voor de borging van de kennis en de medewerkers begeleid bij het zich eigen maken van de nieuwe werkwijze. Allemaal volgens de werkwijze “voordoen, meedoen en loslaten” waarbij periodieke toetsing en bijsturing voor het inslijten van de nieuwe werkwijze heeft gezorgd.