Gemeente Almere

Dubbele registraties, veel handmatig werk, onvolledige data en fouten tot gevolg!

Rob Ravensbergen

ROB RAVENSBERGEN (afdelingsmanager stadsreiniging) over ons: “Een pro actieve projectmanager die je nooit voor verrassingen stelt. Prettige vakman, ik zou hem elke reinigingsafdeling gunnen.”

Chris Lagendijk

CHRIS LAGENDIJK (teammanager Materieelbeheer) over ons: “Een deskundig proces adviseur en een specialist op het gebied van systemen. Hij brengt structuur en overzicht zodat werkprocessen transparant worden en strategische besluitvorming mogelijk is. Hij benoemt knelpunten en helpt om deze op een slimme manier op te lossen. Hij is op een prettige manier in contact door zijn rustige, beschouwende manier van communiceren en met gevoel voor humor. ”

CASE: Er bestonden diverse losstaande registraties naast het in gebruik zijnde ERP systeem AfvalRIS. Allereerst de registratie van de ondergrondse en bovengrondse containers; deze vond plaats in het eigen GEO systeem (Almere in kaart) en werd aangevuld met Excel administraties. Er was geen totaal overzicht en men wist dat de administratie onvolledig was. Daarnaast had men voor het administreren van de weegbonnen een eigen database in Microsoft Access gemaakt waar handmatig de weegbonnen in werden gevoerd zodat de facturen gecontroleerd konden worden. De factuurcontrole kostte veel tijd omdat er regelmatig bonnen ontbraken of er dubbele bonnen aanwezig waren. Ten derde werden de bedrijfsmatige stortingen op het OAT (Ondergronds Afval Transport) handmatig verwerkt tot facturen. Omdat het handmatige werk foutgevoelig is, waren er ook regelmatig klachten van bedrijfsklanten over de facturen. En als vierde had men een afvalkalender app in gebruik die niet was gekoppeld aan AfvalRIS waardoor de maandelijkse updates veel tijd en handwerk vergden om de data in het benodigde format te krijgen waar de afvalkalender app mee overweg kon. Het besef ontstond dat er te veel dubbele registraties waren en het verwerken van de data voornamelijk handmatig plaats vond waardoor de kwaliteit van de registratie en verwerking onvoldoende was. Het doel: koppelen van de diverse systemen en in gebruik nemen van de modules van AfvalRIS die in de betreffende functionaliteit voorzien.

AANPAK: We zijn begonnen met het vaststellen van de business case en bepalen wat de benodigde investering is voor uitbreiding van de software en realisatie van de koppelingen. Vervolgens hebben we een projectplan (PID) opgesteld met een fasering en tijdspad zodat de totale scope aan tijd, geld en kwaliteit helder werd. Voor de registratie van de ondergrondse en bovengrondse containers is de BVC module van AfvalRIS aangeschaft. Er is eerst een blauwdruk opgesteld voor het vaststellen van de standaarden en gewenste inrichting van het systeem. Daarna is er een inventarisatie in het veld gedaan waarin alle benodigde informatie van de ondergrondse en bovengrondse containers is vastgesteld. De inrichting van de BVC module is volledig gerealiseerd. En daarna zijn AfvalRIS en het Almere in kaart systeem aan elkaar gekoppeld zodat alle in AfvalRIS vastgelegde informatie ook via de kaart te ontsluiten is voor de hele organisatie. Voor het verwerken van de weeg gegevens is de Weeg module van AfvalRIS aangeschaft en ingericht. Er is contact gezocht met de verwerkers voor het aanleveren van lijsten met weegbonnen die ingelezen konden worden. En er is een Qlikview rapportage ontwikkeld om te kunnen rapporteren over de ingezamelde hoeveelheden en daaruit voortvloeiende kosten. Voor het OAT (Ondergronds Afval Transport) zijn de bedrijfscontracten ingericht in de reeds bij Almere aanwezige Bedrijven module van AfvalRIS en is gezorgd dat de stortingen van de bedrijven op het OAT ingelezen konden worden zodat op basis van het aantal stortingen automatisch de juiste factuur uit AfvalRIS kwam. Voor de afvalkalender app is eerst een selectie traject uitgevoerd voor de selectie van een nieuwe afvalkalender welke gekoppeld kon worden aan AfvalRIS en ook toekomst bestendig is wanneer Almere meer dienstverlening via de app aan haar inwoners wil aanbieden. Er is een koppeling gerealiseerd tussen de afvalkalender app en AfvalRIS zodat alle data op de afvalkalender app direct uit AfvalRIS wordt opgehaald. Voor alle onderdelen zijn de medewerkers getraind, de processen vastgelegd en handleidingen geschreven.